Chargement…
PleybenSalles municipalesGuide · mairie de Pleyben
Gérer les réservations des salles
Les demandes arrivent en ligne ou au guichet. Chaque matin, une seule page vous dit quoi traiter, dans quel ordre. Chaque bouton indique ce qu’il fait, et la plupart des décisions s’annulent pendant 10 secondes.
- Sur ordinateur
- Une liste de dossiers par jour
- Annulation possible 10 secondes
Partie 1
Chaque matin
Connectez-vous, puis ouvrez Aujourd’hui : c’est votre liste de travail.
1
Se connecter
Ouvrez la page de connexion, indiquez votre adresse e-mail professionnelle et votre mot de passe, puis cliquez sur Se connecter.
Mot de passe oublié ? Indiquez seulement votre adresse e-mail : un lien de connexion vous est envoyé.
2
La liste du jour : Aujourd’hui
Le dossier le plus urgent s'affiche en grand, avec le bouton de l'action à faire. Les suivants sont listés à droite, dans l'ordre.
L'ordre : obsèques d'abord, puis créneaux en conflit, échéances proches, demandes à décider et conventions à envoyer.
Partie 2
Traiter une demande de salle
Pour une salle des fêtes : option, convention, pièces, clés. Pour une salle de réunion ou un gymnase, une seule décision suffit.
3
Examiner la demande et poser l’option
La fiche indique si le créneau est libre, le prix et le demandeur. La lettre qui lui sera envoyée est déjà rédigée ; vous pouvez la modifier.
Cliquez sur Poser l'option : la date est réservée à titre provisoire. Vous pouvez aussi proposer une autre date ou refuser, avec un motif.
Une erreur ? Cliquez sur Annuler dans les 10 secondes : rien n'est envoyé.
4
Envoyer la convention
Cliquez sur Envoyer la convention : elle part en PDF par e-mail, avec la délibération des tarifs. Le demandeur a 10 jours pour la renvoyer signée avec ses pièces.
5
Vérifier les pièces
Quand les pièces arrivent, le dossier apparaît dans Aujourd'hui. Le document s'affiche à gauche ; cochez chaque point à vérifier à droite.
Cliquez sur Valider. La dernière pièce validée confirme la réservation et prévient le demandeur.
Pièce incorrecte ? Cliquez sur Refuser la pièce et indiquez le motif : le demandeur en envoie une nouvelle.
6
Remettre et récupérer les clés
Cochez Clés remises quand vous les donnez, puis Clés rendues au retour. Le demandeur fait lui-même l'état des lieux sur son téléphone ; s'il signale un problème, il apparaît sur la fiche.
Clés rendues et état des lieux de sortie fait : la réservation est clôturée.
Partie 3
Au quotidien
Saisir une demande reçue au téléphone, consulter l’agenda, préparer les bilans.
7
Saisir une demande reçue par téléphone
Menu Nouvelle demande. Cherchez le demandeur dans l'annuaire (ou créez-le), puis tapez la demande en une ligne : les champs se remplissent tout seuls.
La disponibilité et le prix s'affichent avant d'enregistrer. Le demandeur reçoit ensuite le même lien de suivi qu'en ligne.
8
Consulter l’agenda
Une ligne par salle, une colonne par jour. Les couleurs indiquent l'état : confirmée, option, à décider. Cliquez sur une réservation pour ouvrir sa fiche.
Les créneaux réguliers des clubs et les fermetures se créent dans Blocages et fermetures.
9
Préparer les bilans pour les élus
Menu Bilans : ce que représente le prêt des salles pour chaque association, au tarif voté. Une attestation se télécharge pour chacune.
L'onglet Occupation des salles donne le taux d'occupation de chaque salle.
10
Les paramètres (administrateur)
Réservés à l'administrateur : salles et matériel, qui peut réserver quoi, tarifs votés, modèle de convention, élus d'astreinte.
Chaque modification est enregistrée dans l'historique et s'annule dans les 10 secondes.
11
Services techniques : les fiches d’intervention
À chaque réservation confirmée qui demande du matériel, une fiche est créée pour les services techniques, et envoyée en PDF par e-mail.
Cliquez sur Prendre en compte, puis sur Marquer comme traitée une fois installé.
Questions fréquentes
J’ai cliqué trop vite
Un bandeau « Annuler » s'affiche pendant 10 secondes après chaque décision. Tant qu'il est là, rien n'est envoyé au demandeur.
Le demandeur n’a pas d’adresse e-mail
Les boutons l'indiquent (« Confirmer le refus » au lieu de « Refuser et envoyer l'e-mail ») : prévenez-le par téléphone.
Deux demandes pour le même créneau
Les deux dossiers affichent « Plusieurs demandes sur ce créneau ». Acceptez l'une ; pour l'autre, proposez une autre date ou une salle libre d'une commune voisine.